Digitale Betriebsprüfung: Was Mandanten 2026 wissen müssen

Die Finanzverwaltung greift bei Betriebsprüfungen zunehmend direkt auf die digitalen Buchführungssysteme der Unternehmen zu, statt Papierordner anzufordern. Für gut vorbereitete Mandate ändert sich dadurch wenig — für alle anderen kann es unangenehm werden.

Der digitale Datenzugriff (Z3-Zugriff nach § 147 Abs. 6 AO) erlaubt es dem Prüfer, sich die Finanzbuchhaltung auf einem eigenen Datenträger übergeben zu lassen und dort mit eigener Prüfsoftware auszuwerten. Auffälligkeiten, die früher erst nach Wochen manueller Stichprobenprüfung sichtbar wurden — etwa Buchungen außerhalb der üblichen Geschäftszeiten, ungewöhnliche Rundungsmuster oder Lücken in der Belegnummerierung — fallen heute innerhalb weniger Stunden auf.

Für unsere Mandate bedeutet das vor allem eines: Die GoBD-Konformität der laufenden Buchführung ist keine Formalität mehr, die man am Jahresende nachträglich herstellt, sondern eine laufende Aufgabe. Wir prüfen deshalb bei jedem Mandat, das auf DATEV Unternehmen online umgestellt wird, ob die Verfahrensdokumentation vollständig ist und ob Änderungen an bereits gebuchten Belegen ordnungsgemäß protokolliert werden — genau die Punkte, an denen ein digitaler Datenzugriff zuerst ansetzt.

Konkret raten wir: Belege zeitnah erfassen statt zu sammeln, Korrekturbuchungen immer mit Storno statt mit Überschreiben vornehmen, und die Verfahrensdokumentation einmal jährlich gemeinsam mit uns durchgehen — nicht erst, wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt.